Elektronische Rechnungen (E-Rechnung)

Schon seit 2020 besteht eine Pflicht zur Stellung elektronischer Rechnungen an Bundesbehörden. Grundlage für diese E-Rechnung ist die sog. CEN-Norm EN 16931 – eine europäische Initiative für ein einheitliches Austauschformat von Rechnungen. Mehrfach wurde das Thema politisch diskutiert und am 22. März 2024 im Rahmen des Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz) beschlossen. Damit wird die E-Rechnung ab 2025 auch in Deutschland zur Pflicht für Unternehmen.

Was heißt ‚E-Rechnung‘?

Basis der E-Rechnung ist eine europäische Initiative für ein einheitliches Austauschformat für Rechnungen. Die zugrunde liegende CEN-Norm EN 16931 wurde im Juni 2017 veröffentlicht und definiert länderübergreifend den Inhalt einer elektronischen Rechnung. In der Norm werden Basisbegriffe für das Herzstück jeder Rechnung definiert, die weitere Gestaltung, die technische Umsetzung und verpflichtende Erweiterungen liegen in der Verantwortung der EU-Länder. Begründet wird die Einführung der E-Rechnung vor allem mit der Bekämpfung von Schwarzarbeit und Umsatzsteuerhinterziehung.

Elektronische Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55 sind standardisierte, maschinenlesbare Rechnungen, die automatisiert weiterverarbeitet werden können. Eine „reine“ PDF-Rechnung gehört nicht zu den elektronischen Rechnungen. Elektronische Rechnungen entsprechend der oben genannten Definition sind Rechnungen mit strukturierten Datensätzen beispielsweise in den Formaten XRechnung, ZUGFeRD oder EDI-2.

Das Format XRechnung enthält strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format, welche für den Menschen in der Regel nicht lesbar sind. Durch den Einsatz von Anzeigeprogrammen kann der XML-Datensatz einer XRechnung für den Menschen lesbar dargestellt werden.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem sog. hybriden Datenformat. Augenscheinlich besteht eine ZUGFeRD-Rechnung aus einer PDF-Datei. Diese stellt die Sichtkomponente der Rechnung dar. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung als XML-Datei innerhalb des PDF als eingebetteter Anhang mitversandt.

Ist die Umstellung auf elektronische Rechnungen nicht nur etwas für „größere“ Betriebe?

Nein, zwar besteht derzeit noch keine gesetzliche Pflicht in den Bereichen B2B und B2C. Im B2B Bereich hat der Gesetzgeber folgenden Zeitplan beschlossen:

Im Bereich B2G müssen bereits heute elektronische Rechnungen gestellt werden. Diese Verpflichtung ist unabhängig von der Größe des Betriebes und stellt nur auf das Vertragsverhältnis zwischen Betrieb und öffentlicher Verwaltung ab.

Im Bereich B2C müssen noch von Menschen lesbare Formate genutzt werden, da nicht davon auszugehe ist, dass die Privatperson eine XML-Datei lesen kann und hierfür auch keinen sogenannten Viewer bzw. Software hat.

Viewer - zum Lesen von erhaltenen XML-Rechnungen

Kostenfreie Möglichkeiten E-Rechnungen zu Lesen und zu Erstellen

Wir möchten darauf hinweisen, das im Folgenden nur eine kleine kostenfreie Auswahl an Möglichkeiten zum Erstellen von E-Rechnungen zu sehen ist. Auch werden die möglichen Programme den Bedingungen der GoBD nicht vollumpfänglich gerecht. D.h. um eine revisionssichere Archivierung der Rechnungen, wie es die GoBD erfordert, muss sich der Nutzer noch kümmern. Wir empfehlen also auf lange Frist eine Anschaffung einer Buchhaltungssoftware die die Bedingungen der GoBD allumfassend umsetzt.