In Umsetzung der europarechtlichen Vorgaben der Digitalisierungsrichtlinie wurden mit dem Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie das Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister digitalisiert und ein Online-Abruf von Registerdaten über das gemeinsame Registerportal der Länder ermöglicht. Seit August 2022 ist ein kostenloser Abruf aller digitalisierten Registerinformation über das Registerportal möglich.

Allerdings wurden in diesem Zug auch solche Daten digital zum Abruf bereitgestellt, deren Offenlegung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Dies betrifft zum einen Dokumente, die vom Registergericht zur Eintragungsprüfung angefordert wurden. Zum anderen reichen Notare nicht selten mehr Unterlagen ein, als tatsächlich erforderlich, um so etwaigen Nachfragen durch das Registergericht und Verzögerungen bei der Eintragung vorzubeugen. Dies gilt beispielsweise für Ausweiskopien, Erbscheine, Erbverträge, Nachlasszeugnisse oder Bankverbindungen.

Betrieben ist zu empfehlen, ihre Registerdaten online einzusehen und gegebenenfalls Datenschutzverstöße zu rügen.

Die Offenlegung dieser nicht offenlegungspflichtigen Informationen ist weder europarechtlich geboten noch mit dem Datenschutzrecht vereinbar. Entsprechend der Kritik aus der Wirtschaft und von Datenschutzaufsichtsbehörden hat das Bundesministerium der Justiz Dezember 2022 § 9 Abs. 1 der Handelsregisterverordnung dahingehend klargestellt, dass ausschließlich offenlegungspflichtige Dokumente aufgenommen werden sollen. Die Bundesnotarkammer beabsichtigt zudem eine Überarbeitung ihrer Muster-Dienstordnung der Notare, um der bisherigen Praxis einer vorsorglich zu umfassenden Einreichung an Informationen vorzubeugen.

Die registerführenden Stellen zeigen zwar grundsätzlich Verständnis für die Kritik an der zu weitgehenden Veröffentlichung. Anstatt selbst die erforderlichen Korrekturen vorzunehmen, wird jedoch regelmäßig lediglich auf die Möglichkeit verwiesen, dass eingetragene Personen und Gesellschaften solche Dokumente, die nicht erforderliche Informationen enthalten, gegen neue, bereinigte Dokumente auszutauschen, die ausschließlich offenlegungspflichte Daten enthalten. Das Einreichen bereinigter Dokumente führt jedoch zu einem erheblichen Aufwand und ist gegebenenfalls mit Notargebühren verbunden. Alternativ besteht im Einzelfall die Möglichkeit, das zuständige Registergericht unter Hinweis auf einen Verstoß gegen das Datenschutzrecht aufzufordern, die Bereinigung vorzunehmen. In der Praxis scheint dieser Weg vorzugswürdig. Betroffenen Betrieben sollte deshalb vorerst dieses Vorgehen empfohlen werden.