Wiki: Rechnungen

Ein Unternehmer ist zur Rechnungsstellung  verpflichtet, wenn Leistungen für andere Unternehmen oder juristische Personen erbracht werden. Gemäß §14 Abs. 2 UStG muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausgestellt werden.

Wenn Leistungen für Privathaushalte erbracht werden, besteht eine Rechnungslegungspflicht bei umsatzsteuerlichen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen, welche in Zusammenhang mit einem Grundstück einhergehen (bspw. Bauleistungen, Garten- oder Reinigungsarbeiten).  Des Weiteren können Privathaushalte bei handwerklichen und haushaltsnahen Dienstleistungen auf eine Rechnung bestehen, die den Lohnanteil separat ausweisen, da dieser bei der Einkommensteuer im Rahmen des § 35a Abs. 2 EStG absetzbar ist. Auch hier beträgt die Frist sechs Monate ab erbrachter Leistung. Wer darüber hinaus Rechnungen an Privathaushalte schreibt, muss diese Frist nicht einhalten.

Quittung versus Rechnung

Eine Quittung bestätigt den Erhalt einer Leistung. Eine Rechnung stellt eine Forderung an den Schuldner dar. Eine Rechnung, die einen Vermerk auf eine erhaltene Zahlung enthält, kann auch als Quittung gelten. Genauso kann eine Quittung als eine sog. Kleinbetragsrechnung genutzt werden. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz II vom 12.05.2017 hat der Gesetzgeber die Grenze für Kleinbetragsrechnungen von 150,00 € auf 250,00 € angehoben.

Gemäß § 33 UStDV muss eine Rechnung, deren Gesamtbetrag nicht 250,00 € übersteigt, mindestens folgende Angaben beinhalten:

• Name und Anschrift des Leistungserbringers
• Ausstellungsdatum
• Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der erbrachten Leistung
• Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Die gesetzlichen Anforderungen einer Rechnung sind in §14 Abs. 3 UStG aufgelistet. Die Angaben sind in komprimierter Form auch in dem unten stehenden Flyer aufgelistet.

Besonderheiten bei elektronischen Rechnungen

Wird die Rechnung auf elektronischem Wege übermittelt, müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

• durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz,
• im EDI-Verfahren mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form, wenn diese zusammenfassende Rechnung mit einer elektronischen Signatur versehen wurde.

Auch bei Rechnungen, die per Telefax oder E-Mail übermittelt werden, handelt es sich um elektronisch übermittelte Rechnungen.

Hinweis:Quittungen und Rechnungen sind gleichermaßen Belege, die für ein Unternehmen buchhalterische Bedeutung haben und somit gemäß §14b Abs. 1 UStG einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren unterliegen.

Weitere Informationen:

• ZDH-Flyer: "Neue Anforderungen an Rechnungen"